Tenir une réunion de parents

Cette réunion est une étape indispensable du processus de planification. Votre enthousiasme contagieux envers le projet sera l’un des facteurs principaux qui motiveront vos voyageurs à s’inscrire.

Avant la réunion

Invitez de nombreux élèves et leurs parents. Pour vous aider dans vos préparatifs, votre conseiller en voyages vous fournira un ordre du jour personnalisé comportant les points importants à aborder. Après avoir mis en valeur l’aspect éducatif de l’expérience et discuté des coûts du voyage et ce qui est compris, n’oubliez pas d’établir une date d’échéance pour les inscriptions.

Pendant la réunion

Au fur et à mesure que les élèves et leurs parents arrivent, demandez-leur d’ajouter leurs coordonnées à la liste des voyageurs potentiels sur votre page d’inscription. Si vous n’avez pas accès à Internet, demandez à vos invités d’inscrire leurs coordonnées sur une liste. Vous pourrez ensuite enregistrer ces données en vous connectant à votre compte. 

1. Présentez les avantages du voyage au tout début de la réunion

Voyager dépasse l’expérience éducative; c’est aussi un investissement dans le futur d’un élèves.

Commencez par vous présenter. Partagez les raisons personnelles qui vous ont inspirées à élaborer ce projet de voyage. Ensuite, abordez les points suivants :  

  • Les voyages éducatifs permettent aux élèves de considérer les leçons apprises en classe sous une toute nouvelle perspective. Alors qu’ils découvrent de superbes villes et sites touristiques, leur intérêt est éveillé comme jamais auparavant.
  • Pendant le voyage, les élèves acquièrent des aptitudes qui leur serviront pour le reste de leur vie. De plus, ils comprennent qu’ils ont le pouvoir d’apporter une contribution positive dans le monde.
  • Les universités et employeurs accordent de plus en plus d’importance aux expériences de voyage internationales au moment des admissions et embauches.
2. Expliquez pour quelles raisons vous avez choisi EF  

EF est le chef de file mondial en éducation internationale. EF Voyages Culturels permet aux enseignants et élèves de découvrir le monde de façon sécuritaire et abordable.

  • Précisez que la priorité d’EF est la sécurité et le soutien aux voyageurs. Parlez aussi de votre propre approche quant à la sécurité.
  • Mentionnez qu’EF offre une présence mondiale, un service d’urgence accessible 24 heures sur 24, un guide accompagnateur avec vous en tout temps, Régime mondial d’assurance voyage et plus de 50 ans d’expérience.
  • Passez en revue les règles que vous souhaitez mettre en pratique durant le voyage.
  • Expliquez la façon dont fonctionne un voyage EF.
3. Parlez du voyage  

Une fois les renseignements de base partagés, parlez de l’aventure d’une vie :

  • Parlez du voyage que vous avez choisi. Mettez l’accent sur les points d’intérêt à visiter et présentez l’itinéraire et la carte des régions que vous visiterez.
  • Précisez ce qui est compris et non compris dans le prix du voyage.
4. Encouragez les voyageurs à s’inscrire 

Maintenant que vous avez parlé des avantages du voyage, de votre partenariat avec EF et des détails relatifs au voyage, il est temps d’expliquer aux élèves comment s’inscrire :  

  • Acceptez les inscriptions le jour même de la réunion; sur la page d’inscription en ligne ou en remplissant un formulaire à envoyer par la poste.
  • Après la réunion, distribuez les documents envoyés par votre conseiller en voyages (livret d’inscription et feuillet présentant les options de paiement et le Programme de protection voyage global.)
  • N’oubliez pas de mentionner la date d’échéance pour les inscriptions.

Après la réunion

Demandez à votre conseiller en voyages de vous fournir les modèles de courriel à envoyer aux voyageurs potentiels dont vous pourriez avoir besoin.

  • N’oubliez pas d’envoyer un courriel de suivi à ceux qui ont assisté à la réunion afin de les remercier de leur participation. Profitez-en pour partager le lien vers la page d’inscription et rappeler la date d’échéance pour les inscriptions.
  • Communiquez avec les élèves potentiels qui ont démontré un intérêt, mais qui n’ont pas pu assister à la réunion, et rappelez-leur qu’il y a une date d’échéance pour les inscriptions. Encouragez les élèves à visiter le site Web du voyage ou à communiquer avec l’équipe de soutien aux voyageurs d’EF pour obtenir plus de détails.
  • Notre équipe de soutien aux voyageurs peut vous aider à communiquer avec les voyageurs potentiels qui ont assisté à la réunion, mais qui ne sont toujours pas inscrits. Demandez plus d’infos à votre conseiller en voyages.
  • Continuez de promouvoir votre voyage jusqu’à la date d’échéance pour les inscriptions.

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